【EXCEL効率化】ミスをなくす！入力規則の設定と活用事例を紹介

Excelの入力ミスがあると集計やデータ作成といった後工程に影響がでるから、事前にしっかりと時間をかけて確認している…という方もいますよね。

実は、入力ミスをさせない仕組みを作ることができるんです！
Excelの「データの入力規則」を使えば、あらかじめ入力できるデータを制御することができますよ。

私は10年以上、Excelを武器に業務効率化と属人化の解消に取り組んできました。
その実績で市場価値を高めてきた現役経理が、実務で役に立つ「データの入力規則」の活用事例を紹介します。

データの入力規則は「セルの門番」！

「データの入力規則」とは文字通り「データの入力」に関する「規則」を設定すること。
データの入力規則で入力ルールを決めると、Excelが門番の役割をしてくれます。

• ルールの通り⇒「通行＝入力を許可する」
• ルールと違う⇒「通行＝入力を禁止する」もしくは「警告する」

データの入力規則は「コピペ」が弱点

データの入力規則の弱点は[Ctrl] + [V]の貼り付けをされることです。(右クリックの貼り付けも同様)

「貼り付け」は書式（セルの色や数式や設定）もすべてコピー元と同じにしてしまうからです。

つまり、入力規則のセルにコピペ貼り付けをすると、規則が消えます。

対策：”値”貼り付けをする

「貼り付け」ではなく「”値”貼り付け」なら入力規則に影響ありません。

データの入力規則の開き方

「データの入力規則」の開き方を２パターン紹介します。

メニューから開く

1. Excel上部のタブメニュー(リボン) 内の[データをクリック
2. データツール内にある [データの入力規則]をクリック

検索ボックスから開く

1. 検索ボックスに「入力」と入れる
2. 候補に表示される[データの入力規則]をクリックする

データの入力規則でできること

IME入力モード(『あ』や『A』など)を自動で切り替える

「かぶしきがいしゃ」と入力したつもりが、「KABUSIKIGAISYA」となっていて入力しなおしたこと…ありませんか？

IME入力モードが自動で切り替われば問題解決ですよね。
具体的には、文章を入力する欄には『あ』の「ひらがなモード」、数字だけしか入力しない欄には『A』の「半角英数字モード」に自動で切り替わるように設定してみましょう！

IME入力モードが自動で切り替わる様子はコチラ↓

入力できる「日付」や「文字数」を制限する

去年の日付を入力したつもりが、今年の日付になっていた…
Excelでは[月]と[日]を入力すると自動で現在の[年]が反映されるため、一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

または、商品コードやインボイス番号を手入力したら文字数が足りないor過剰になっていた…
なんてこともありますよね。

こんな時には、入力できる「日付」や「文字数」を制御してしまいましょう！

今回は開始日と終了日をセルから引用しましたが、数式を使うともう少し複雑な規則も作ることができます。

選択リスト(プルダウン)を作る

例えば仕訳を作っている時に、「消耗品費」と入力すべきところで「消耗品」と入力していてエラーになってしまった…

あらかじめ作ってあるリストにある単語だけ入力できる状態なら、こういった表記ゆれも防ぐことができますよね。

選択リスト(プルダウン)はこんな機能です↓

リスト作成方法を「基本」「応用」の2種類紹介します。

基本：リスト項目をダイレクト入力して作成する

応用：リストの一覧から引用する

最初にリストの一覧を表(テーブル)にする必要があります。
テーブルとは「名前がついた表」です。数式で表の範囲を使う際に、A1:C3のような番地ではなく、表の名前を数式で使うことができます。

まとめ

データの入力規則は入力補助や制御の機能です。

誰が入力しても、常に同じ結果が得られること。

この『正確さの担保』こそが、データ運用の土台となります。
データの入力規則を活用することで、迷いやミスを未然に防ぎ、誰もが正しい形式で入力できる仕組みを整えましょう。